+7(499)346-84-20

Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

Управление документами

В делопроизводстве практически в любой современной организации участвует огромное количество типов документов и еще большее количество экземпляров документов. В таких условиях управление документами является довольно сложной задачей, как с позиции организационных вопросов, так и с технологической точки зрения. Потеря контроля над документооборотом может обернуться для организации настоящим хаосом, последствиями которого, как правило, являются серьезные финансовые потери. В современной организации на руководящего сотрудника, помимо его основной задачи, ложится так же задача управления документами, которая в некоторых случаях может занять весомую часть его времени. Большую часть этих функций может взять на себя электронная система. Электронная система управления документами, или система электронного документооборота (СЭД), является гораздо более эффективной, чем устаревшая система бумажного документооборота. Не стоит приравнивать к СЭД обмен документами, набранными в текстовом редакторе и отправляемыми по почте – такая система является всего лишь отражением бумажного документооборота, и сравнима с ним по эффективности.

Что дает нам использование СЭД? Ответ прост – экономию самого ценного человеческого ресурса – его времени. Как следствие – использование СЭД позволяет свести к минимуму ошибки в делопроизводстве, а так же избежать некоторых ошибок вовсе, в том числе и критических. Так же СЭД позволяет провести анализ происходящих процессов и определить точки роста повышения их эффективности, либо провести реструктуризацию процессов в целом. Из всего выше сказанного следует, что СЭД позволяет увеличить доходы организации, повысить качество работы персонала, позволит руководителям все время держать руку на «пульсе».

Когда СЭД эффективны? На самом деле внедрение СЭД оказывается эффективным практически всегда, если в организации уже «созрел» документооборот. Необходимость внедрения СЭД обычно чувствует руководитель, и, когда такая необходимость назрела, требуется произвести расчет рентабельности внедрения. Если расчет показывает что внедрение рентабельно – можно смело внедрять. Результат не заставит себя долго ждать. По данным Forrester Research, 38% компаний из списка Fortune 500 считают, что приобретение современной СЭД является критически важным для успешного ведения их бизнеса. По данным Siemens Business Services, использование СЭД:

  • увеличит производительность труда персонала на 20-25%;
  • уменьшит стоимость архивного хранения документов на 80%;
  • сэкономит время на операциях обработки документов:
  • 20 % – поиск и ожидание поступления документов;
  • 20 % – согласование и утверждение документов;
  • 10% – передача документов между подразделениями;
  • 10% – подготовка стандартных отчетов о движении документов.

Таким образом, суммарное среднее рабочее время, сэкономленное СЭД – более 60%.

Кому доверить внедрение СЭД? В качестве небольшого отступления хочу заметить, что основная задача, которую надо решить при переходе на электронный документооборот – это вовсе не задача приобретения системы, а задача внедрения, в которую входит и обучение персонала. Само по себе приобретение системы не значит, что после этого в вашей организации будет создан хотя бы один документ. Отсюда следует вывод – к выбору организации, которая будет внедрять СЭД, требуется подойти очень ответственно. Ну и, естественно, ни в коем случае не заниматься самостоятельным приобретением системы. Еще раз подчеркиваю – приобретение СЭД с сегодняшним рынком самая простая задача. Тонкие процедуры внедрения, обучения и сопровождения СЭД следует доверить организации с большим опытом работы как в этих областях, так и в области разработки (в 99% случаев стандартная поставка СЭД не будет удовлетворять требованиям заказчика). Так же необходимо помнить, что помимо решения технических проблем, очень важными являются вопросы методологии и организации процесса внедрения.

Что может Вам предложить ООО «Современные стандарты качества»? В первую очередь это молодой, инициативный коллектив с опытом работы в области информационных технологий в целом и в разработке автоматизированных информационных систем в частности. У нас работают только высококлассные специалисты в области методологии, постановки задачи, разработки и внедрения информационных систем.  Все наши сотрудники имеют опыт работы с системами автоматизации документооборота в области госсектора – это системы управления бюджетом, системы управления госзакупками, системы анализа эффективности торгов, системы целевого планирования. Мы выполняем работы по ГОСТ 34.601-90. Мы:

  • поможем Вам с выбором системы, построим план работ по внедрению, внедрим и возьмем на сопровождение Ваш объект автоматизации;
  • разработаем для Вас уникальное решение, что позволит учесть все особенности Вашего бизнеса;
  • организуем юридически-значимый электронный документооборот на Вашем предприятии;
  • доработаем для Вас любые продукты 1С, которые внедрены или планируются к внедрению;
  • решим задачи по интеграции нескольких СЭД;
  • внедрим те решения, которые, по каким-то причинам, до сих пор не внедрены на Вашем предприятии.